El capítulo "De la contratación a la entrega" de Gill Davies nos recuerda lo fundamental que es que los editores estemos al tanto de las actividades siguientes a la firma del contrato.
Debemos crear un sistema de control e informes sobre el progreso del trabajo para evitar que los retrasos perjudiquen nuestros programas, los presupuestos y nuestras relaciones con el autor, y con la editorial en general.
Al momento de acordar el contrato conversemos sobre el tipo de comunicación que tendremos ambas partes, tanto para realizar un seguimiento como para apoyar al autor en sus tareas. Si bien en la primera etapa el tono con el autor debe mostrar entusiasmo, es posible que al acercarse la fecha de entrega debamos utilizar uno más severo. Si el autor se irrita, lo más seguro es que esté retrasado. Lo más apropiado será que le solicitemos los capítulos gradualmente para estar seguros de que está trabajando en el libro.
Incluso realizando un seguimiento al autor, será útil tener un programa con los títulos y las fechas de entrega acordadas, y otro con un plazo adicional de uno a tres meses para recibir, leer y revisar el manuscrito; para la opinión de asesores externos (evaluar si es necesaria); y para el caso en que el manuscrito llegue tarde. Éste último programa será el "oficial" para sus colegas. De este modo, con una planeación anticipada, las áreas de corrección, producción y diseño estarán alertas.
También es indispensable que antes de ejecutar la publicación revisemos el presupuesto para verificar si cambió algo desde la firma del contrato: si la tirada sigue siendo apropiada, si debemos aumentar el precio, si las ventas estimadas siguen vigentes, si hay cambios en las relaciones comerciales que afectan los descuentos, si puede haber nuevos ingresos por derechos subsidiarios, entre otras cuestiones que puedieran haberse modificado.
En cuanto a los retrasos en la fecha de entrega, comuniquemos a los autores las consecuencias de los retrasos no solo en su obra, sino en el resto de proyectos editoriales que están programados.
Ante reiteradas cancelaciones o fechas de entrega no concretadas, tendremos que recurrir a recordarle al autor la obligatoriedad del contrato que firmó con nosotros. Si aun así el autor no mostrara intenciones de cumplir con su responsabilidad, o tuviera un "bloqueo", aceptemos que el autor no entregará el manuscrito y anulemos el contrato.
Si el autor entregara su manuscrito y el contenido no fuera el acordado, debemos evaluar los pasos a seguir. En el mejor de los casos, el manuscrito presentado puede ser mejor que el pautado.
Caso contrario, podemos intentar que el autor reescriba el manuscrito o, tanto en editoriales comerciales como especializadas, liberar al autor para buscar otra editorial.
Tanto para persuadir a los autores de que modifiquen sus obra, o para rechazar los manuscritos insatisfactorios, es fundamental tener todo por escrito y siempre dar, al autor y a sus jefes, las razones que justifiquen su decisión de no publicar.
Esta decisión será mejor que continuar con este tipo de proyectos.
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